この記事でわかること
- 社長が毎月見たい6つの数字
- 数字がそろうまでの流れと、つまずきやすいところ
- 毎月の経営レポートの形（例）
- 税理士と事務代行の役割分担、自動化できるところ
- よくある質問
社長会社の数字は、税理士さんから届く試算表で見てるよ。今月がプラスかどうかは、通帳を見てなんとなく…。
シェア事務員数字が届くのが1〜2か月後だと、手を打つのも1〜2か月遅れてしまいます。毎月同じ形で、決まった日に数字がそろう仕組みを作りましょう。
この記事では、社長が毎月見たい数字と、それが毎月そろう仕組みの作り方、外に任せられる範囲を整理します。
結論：毎月、同じ形で、同じ日に数字がそろう仕組みを作る
財務状況をつかむコツは、難しい分析ではありません。決まった数字が、毎月同じ形で、同じ時期に手元に届くことです。
形がそろっていれば、先月や前年と並べるだけで変化に気づけます。社長がやることは、届いた数字を見て判断することだけにしておくのが理想です。
毎月見たい数字は、まずこの6つ
社長見たほうがいい数字が多すぎて、どれを見ればいいかわからない…。
シェア事務員最初は6つだけで十分です。この6つがそろうだけで、判断がかなりラクになりますよ。
| 数字 | 見る理由 |
|---|
| 売上 | 店舗・事業ごとに、先月や前年と比べて増えたか減ったか |
| 粗利（売上－原価） | 売上が伸びても、仕入れや外注費がかさんでいないか |
| 固定費 | 人件費・家賃・サブスクなど、毎月出ていくお金が増えていないか |
| 現預金の残高 | 口座ごとの残高と、何か月分の支払いに耐えられるか |
| 入金予定・未入金 | 請求したのに入っていないお金がないか |
| 支払予定 | 借入の返済や税金など、大きな支払いがいつ来るか |
最初から細かい指標を増やす必要はありません。この6つが毎月そろうだけで、「なんとなく」の判断はかなり減ります。
数字がそろうまでの流れ
社長毎月まとめようとは思うんだけど、忙しい月ほど後回しになっちゃう。
シェア事務員時間がかかるのは「集める・分ける・突き合わせる」の部分です。ここを外に出せば、社長は見るだけになります。
集める
通帳・カードの明細、レジや予約システムの売上、請求書、領収書を集める
突き合わせる
請求と入金、支払予定と実際の支払いが合っているか確認する
つまずきやすいところ
領収書が月末にまとめて出てくる。請求したかどうかが、担当者の頭の中にしかない。店舗ごとに売上の出し方が違う。毎月レポートの形が変わる。
こうした小さなズレが積み重なると、数字はあっても比べられない状態になります。集め方と形をそろえることが、数字をつかむ一番の近道です。
毎月の経営レポートは、こんな形で
社長レポートって言われても、どんなものが届くのかイメージできないな。
シェア事務員1枚で見られる形が基本です。数字と、先月との違い、確認が必要なことが並んでいれば、社長は数分で判断できます。
毎月の経営レポートの形（例）
■ 売上：〇〇万円（先月比 ＋〇%、前年同月比 ＋〇%）
■ 粗利：〇〇万円（粗利率 〇%）
■ 固定費：〇〇万円（増えたもの：〇〇）
■ 現預金：〇〇万円（〇か月分の支払いに相当）
■ 未入金：〇件・〇〇万円（期日を過ぎたもの：〇件）
■ 今後の大きな支払い：〇月〇日 〇〇（〇〇万円）
■ 確認したいこと：〇月〇日の〇〇の支出は何の費用か
数字の中身は会社によって変わります。大事なのは、毎月同じ項目が、同じ順番で並んでいることです。先の資金の動きまで見たい場合は資金繰り表の作り方、計画との差を見たい場合は予実管理の進め方もあわせてご覧ください。
税理士と事務代行の役割分担
社長税理士さんがいるのに、事務代行も必要なの？
シェア事務員役割が違うんです。税理士さんは税務の判断や申告。事務代行はその前の資料集めや整理、毎月のレポートづくり。分けると試算表も早くそろいます。
| 担当 | 主な役割 |
|---|
| 税理士 | 税務の判断、申告、決算 |
| 事務代行 | 資料集め、整理、入金の確認、仕訳の準備、毎月のレポートづくり、税理士とのやり取り |
| 社長 | レポートを見て判断する。気になる数字を質問する |
事務代行は税理士の代わりにはなりません。そのかわり、税理士に渡す前の「集める・分ける・突き合わせる」を毎月引き受けることで、試算表が早くそろい、社長が数字を見る時間も短くなります。
経理を外に任せるときの具体的な頼み方は経理代行の頼み方、請求まわりの仕組みは請求書の発行・入金確認を外に任せるには？で紹介しています。
自動化できるところは、仕組みにする
毎月くり返す作業の中には、仕組みにできる部分がたくさんあります。
| 作業 | 仕組みにする例 |
|---|
| 明細を集める | 口座やカードの明細を、決まった場所に自動で取り込む |
| 仕訳の準備 | AIが仕訳案を作り、担当者が目で見て確認する |
| 入金の確認 | 請求の一覧と入金を突き合わせ、未入金だけを知らせる |
| レポート | 毎月同じ形の表やグラフを、決まった日に作る |
ポイント
AIに任せきりにせず、人が確認する場所を決めておくこと。お金の数字は、間違いがそのまま判断ミスにつながるからです。
シェア事務員なら、財務状況の把握を毎月まるごと
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。よく頼まれる仕事のひとつが、この財務状況の把握です。
飲食店「しっぽり」「さぁいこうか」を運営する会社では、領収書の整理、請求書対応、売上集計、税理士とのやり取りを引き受けています。AIが作った仕訳案は担当者が目で確認し、税務の判断や申告は税理士が担当。毎月、売上・経費・利益に、支出や広告費を見直すための参考コメントを添えた経営レポートも作っています。支援の中身を見る
料金は月額55,000円（税込）、月20時間が目安です。担当は全員BOKEの正社員で、依頼はいつものLINEで送るだけです。最新の条件は公式サービスページで確認できます。
よくある質問
社長が毎月見るべき数字は何ですか？
まずは、売上、粗利、固定費、現預金の残高、入金予定・未入金、支払予定の6つで十分です。毎月同じ形で並べると、変化に気づきやすくなります。
税理士がいるのに、事務代行も必要ですか？
役割が違います。税理士さんは税務の判断や申告、事務代行はその前の資料集めや整理、毎月のレポートづくりを受け持ちます。資料がそろうことで、試算表も早く出やすくなります。
数字がそろうのが1〜2か月後になるのはなぜですか？
領収書が月末にまとめて出てくる、請求の状況が担当者の頭の中にしかない、など「集める・分ける・突き合わせる」の部分で時間がかかるためです。集め方と形をそろえると早くなります。
AIで仕訳まで任せても大丈夫ですか？
仕訳案づくりにAIを使うことはできますが、人が目で確認する場所を決めておくことが大切です。確定は税理士さんにお任せします。
小さな会社でも経営レポートは必要ですか？
規模にかかわらず役立ちます。6つの数字が毎月そろうだけで、「なんとなく」の判断が減ります。
まずは、今の数字の集まり方を見せてください
通帳、カード、レジ、請求書。今どこに何があるかを、30分の面談（無料）で一緒に確認します。
社長通帳とカードの明細くらいなら、すぐ見せられるよ。
シェア事務員それで十分です。毎月どんな形で数字が届くと判断しやすいか、どこから仕組みにできるかをお伝えします。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
