予実管理はどう始める？予算を作って終わりにしない、毎月15分の見方と任せ方

この記事では、予算を作って終わりにせず、毎月の判断に使うための表の形と流れ、外に任せられる範囲を整理します。

予実管理とは？予算と実績を毎月比べて、次の手を決めることです

予実管理の「予」は予算、「実」は実績です。毎月の実績を予算と並べて、ずれた理由を確かめ、次の手を決めます。

2025年版の中小企業白書では、約5割の事業者が経営計画を「策定している」と答えています。一方で、計画の「進捗管理」や「実績の評価・計画の見直し」は、「計画の達成に向けた行動」に比べて、取り組んでいる割合が比較的低いと書かれています。計画を作る会社は多くても、毎月比べて見直すところで止まりやすいということです。

予実管理で使う言葉は、次の4つだけ覚えておけば十分です。

表には何を入れる？最初は4行×3列で十分です

行は、もうけの流れがわかる4つにしぼります。

列は「予算」「実績」「見込み」の3つです。まず予算と実績を並べると、ある月の表はこんな形になります（数字は説明用の例です）。

売上は6%の不足でも、粗利と固定費のずれが重なって、営業利益は予算の半分です。売上だけを見ていると気づけない差が、4行並べると一目でわかります。

3つ目の列の「見込み」には、期末の着地を入れます。今月までの実績に、残りの月の予定を足した数字です。

毎月の流れは？締めから7営業日で、社長は15分見るだけにします

予実管理が止まる一番の理由は、「誰が・いつまでに」が決まっていないことです。日程と担当を先に決めておきます。下の日程は、始めるときの目安です。

税理士の試算表を待つと1〜2か月遅れる会社では、先に「仮の実績」で比べ、確定後に数字を差しかえる形でも十分役に立ちます。数字の集め方そのものは、会社の数字を毎月つかむには？の記事でくわしくまとめています。

差が出たらどうする？大きさで「見る・聞く・動く」を分けます

差の大きさごとに、やることを決めておくと迷いません。下の割合は、最初に置く目安です。業種や季節の波に合わせて、会社ごとに決めてください。

「一時的」とは、天気や大口の注文の前後ずれなど、来月には戻る理由です。「続く」とは、値上げした仕入れ、辞めたスタッフ、止まった広告など、放っておくと戻らない理由です。続く理由のときだけ、見込みを書きかえて手を打ちます。

社長が15分で見る順番

• 営業利益の見込みは、期末の予算に届きそうか
• 差が大きい行はどこか（売上・粗利・固定費のどれか）
• その理由は、一時的か、続くものか
• 次の一手は何で、誰がいつまでにやるか

この4つに答えが書いてあれば、会議は15分で終わります。答えの下書きまでを、事務代行が表に書き込んでおく形です。

予実管理と資金繰り表、どちらが必要？見るものが違うので両方です

2つは、同じ明細から作れます。毎月の集める作業を1回にまとめれば、手間はほとんど増えません。資金繰り表の作り方は、資金繰り表はどう作る？の記事にまとめています。

どこまで外に任せられる？集める・入力・差の書き出しまでです

毎月くり返す部分は、仕組みにできます。

• 会計ソフトや売上の集計から、実績を予実表へ自動で取り込む
• 差が目安を超えた行だけに色をつけ、社長にLINEで知らせる
• AIが差の理由の下書きを作り、担当者が明細を見て確かめる
• 前の期の実績から、次の期の予算のたたき台を作る

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