この記事でわかること
- 請求の漏れ・二重請求が起きる原因
- 請求台帳と「定期契約の一覧」で漏れを防ぐ方法
- 毎月の請求の流れと、自動にできるところ
- インボイスの記載事項（全8項目）と、受け取る請求書の確認
- 未入金の確認メールの例文と、外に任せるときの分担
社長毎月の請求書、うっかり出し忘れたり、同じのを二回送っちゃったりするんだよね。入金も、通帳を見ないとわからないし。
シェア事務員請求の漏れや重複は、気をつけるより「仕組み」で防ぐほうが確実です。請求の情報を1つの台帳に集めて、作る・送る・入金を確かめるを同じ流れで回しましょう。
この記事では、請求書の発行から入金確認までを、外に任せたり自動化したりする方法をまとめます。経理全体の頼み方は経理代行の頼み方をご覧ください。
請求まわりの仕事を分けてみる
「請求書を出す」と一言でいっても、実際にはいくつもの作業に分かれます。
| 流れ | やること |
|---|
| 1. 台帳 | どの取引先に、いつ、いくら請求するかを一覧にする |
| 2. 作る | 台帳をもとに、請求書をつくる |
| 3. 送る | メールや郵送で送り、送ったことを記録する |
| 4. 入金確認 | 支払期日に、入金があったかを明細と突き合わせる |
| 5. 未入金の連絡 | 入っていない取引先に、確認の連絡をする |
| 6. 記帳 | 売上と入金を帳簿に反映し、税理士に渡す |
このうち、社長が判断しなければいけないのは「新しい取引の金額を決めること」くらいです。残りの多くは、決まった手順で回せる作業です。
漏れ・二重請求が起きる原因
社長気をつけてるつもりなんだけど、なんで起きちゃうんだろう。
シェア事務員請求の情報があちこちに散らばっていると、どれだけ気をつけていても起きやすくなります。注意力より、置き場所の問題なんです。
- 請求の情報が散らばっている：メール、エクセル、担当者の頭の中など、どこを見れば全部わかるかが決まっていない
- 毎月の定額請求と、その都度の請求が混ざっている：定額の分は「いつも通り」で見落としやすい
- 送ったかどうかの記録がない：送った気がする、で二回送ってしまう
- 入金確認が通帳を見る人まかせ：未入金に気づくのが、次の請求のときになる
BOKEの社内でも、定期請求の漏れや重複が起きうる台帳だったため、請求台帳を作り直しました。台帳を1つにして、毎月同じ手順で回すのが、いちばん効く対策です。
台帳を中心に、請求を仕組みにする
請求台帳に入れておきたい項目
請求台帳には、最低限、次の項目をそろえます。スプレッドシートでも、請求書サービスの機能でも構いません。
| 項目 | 入れる内容の例 |
|---|
| 請求月 | 2026年11月分 |
| 取引先 | 株式会社〇〇 |
| 内容 | ホームページ保守（11月分） |
| 金額 | 税抜・税込の両方 |
| 種類 | 定額（毎月・毎年）か、その都度か |
| 請求日・期日 | 11月30日発行・12月31日支払期日 |
| 送付 | 未送付／送付済み（送った日） |
| 入金 | 未入金／入金済み（入った日）／一部入金 |
定期の請求は「契約の一覧」から起こす
毎月・毎年の定額請求は、台帳とは別に「定期契約の一覧」を持っておくと漏れにくくなります。契約の一覧には、取引先・内容・金額・請求のタイミング（毎月／毎年◯月）・開始月・終了月を書いておき、毎月その一覧から、その月に請求すべきものを台帳に起こします。
台帳だけで管理
- 先月の行をコピーして、今月分を作る
- 年1回の請求は、存在ごと忘れやすい
- 解約した取引先に、うっかり請求してしまう
契約の一覧から起こす
- 契約の一覧から、今月分が自動で並ぶ
- 年1回の請求も、その月に自動で出てくる
- 終了月を過ぎた契約は、請求の対象から外れる
毎月の請求の流れ
締める
その月の取引と、定期契約の一覧から、請求するものを台帳に並べる
下書きをつくる
台帳から請求書の下書きをつくる。定額のものは自動で
確認する
金額・送り先・新しい取引先の情報を、人が目で確認する
送る
請求書サービスやメールで送り、送った日を台帳に残す
入金を確かめる
支払期日に、口座の明細と台帳を突き合わせる
未入金を知らせる
期日を過ぎたものだけを一覧にして、確認の連絡をする
くり返す作業は、自動にできる
| 作業 | 仕組みにする例 |
|---|
| 定額の請求 | 台帳から、毎月決まった日に請求書の下書きを自動でつくる |
| 送付 | 請求書サービスで送り、送った日時を台帳に残す |
| 入金確認 | 口座の明細を取り込み、台帳と突き合わせる |
| 未入金 | 支払期日を過ぎたものだけを一覧にして知らせる |
ポイント
自動にしても、送る前の金額と送り先、新しい取引先の情報は、人が目で確認します。間違った請求書は、一度送ると取り消しの手間と信用の両方に響くからです。
インボイスで確認したい記載事項
社長インボイスって始まったけど、うちの請求書、ちゃんと書けてるのか自信がないな。
シェア事務員請求書の型を一度チェックしておけば、あとは毎月同じ型で作るだけです。外に任せるときも、その型を渡せば大丈夫ですよ。
2023年10月に始まったインボイス制度では、インボイス（適格請求書）に書く項目が決まっています。それまでの請求書の5項目に、「登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の3項目が加わり、全部で8項目です。
- 請求書を発行する事業者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引の内容（軽減税率の対象品目であればその旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額
- 請求書を受け取る事業者の氏名または名称
- 登録番号
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
受け取る請求書も確認する
自社が受け取る請求書についても、登録番号が書かれているかを確認しておくと、税理士さんとのやり取りがスムーズになります。登録番号は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で調べられます。
個別の取引で税金の扱いに迷うときは、税理士さんに確認してください。また、メールやネットで送受信した請求書は、データのまま保存することが求められています。保存のしかたは経理代行の頼み方で紹介しています。
外に任せるときの分担
| 担当 | 主な役割 |
|---|
| 社長 | 新しい取引と金額を決める。値引きや支払条件の変更を決める |
| 事務代行 | 台帳の更新、請求書の作成・送付、入金の確認、未入金の一覧づくりと確認の連絡 |
| 税理士 | 税金の扱いの判断、帳簿の確定 |
未入金の取引先への最初の確認の連絡は、決まった文面で事務代行が送れます。支払いについての交渉や、話がこじれた場合の対応は、社長が行います（必要に応じて弁護士に相談します）。
入金確認のメールの例
件名：11月分ご請求のご入金について（確認のお願い）
株式会社〇〇 ご担当者さま
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
11月30日にお送りした「ホームページ保守（11月分）」のご請求について、12月31日のお支払期日を過ぎた時点で、こちらでご入金を確認できておりません。
行き違いでお手続き済みでしたら、申し訳ございません。お手数ですが、ご状況をお知らせいただけますと幸いです。
ポイント
最初の連絡は、「行き違いかもしれない」前提のやわらかい文面にしておくと、関係をこじらせずに確認できます。文面を決めておけば、誰が送っても同じ対応になります。
よくある失敗と対策
| 失敗 | 対策 |
|---|
| 年1回の請求を忘れた | 定期契約の一覧に、請求する月を書いておく |
| 同じ請求を2回送った | 送った日を台帳に残し、送る前に台帳を見る |
| 解約先に請求した | 契約の一覧に終了月を書き、過ぎたら対象から外す |
| 未入金に気づかない | 支払期日に、明細と台帳を突き合わせる日を決める |
| 金額のまちがい | 送る前に、金額と送り先を人が確認する |
シェア事務員の場合
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。請求まわりでは、請求書の発行・送付と入金の確認を引き受けます。既製ツールで回らない場合は、請求台帳や業務アプリごと作り、毎月の運用まで担当します。
BOKEの社内でも、請求台帳を作り直し、社内管理ツールで事務タスクを一元管理しています。料金は月額55,000円（税込）・月20時間が目安で、依頼はいつものLINEで送るだけです。サービスの全体像はシェア事務員とは？をご覧ください。
よくある質問
請求書の発行を外に任せても大丈夫ですか？
大丈夫です。新しい取引や金額は社長が決め、作成・送付・入金の確認を任せる形にすれば、判断は社内に残したまま手間を減らせます。送る前の確認を人が行う流れにしておきましょう。
スプレッドシートの台帳でも管理できますか？
できます。大事なのは、請求の情報が1か所にまとまっていることと、送付・入金の状況が記録されていることです。件数が増えたら、請求書サービスや業務アプリに移す方法もあります。
定期の請求を漏らさない方法はありますか？
台帳とは別に、定期契約の一覧（取引先・金額・請求するタイミング・開始月・終了月）を持ち、毎月その一覧から請求を起こすと漏れにくくなります。
インボイスの記載事項は何ですか？
発行者の名称、取引年月日、取引の内容、税率ごとに区分した対価の額、受け取る事業者の名称に加え、登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等の全8項目です。
未入金の催促も任せられますか？
決まった文面での最初の確認の連絡は、事務代行に任せられます。支払いの交渉や、話がこじれた場合の対応は、社長が行います。
まずは、今の請求のしかたを見せてください
30分の面談（無料）で、今の請求書の作り方・送り方・入金の確かめ方をお聞きし、どこから仕組みにできるかをお伝えします。
社長請求のたびにヒヤッとするのがなくなるなら、それだけでも頼む価値がありそうだ。
シェア事務員まずは毎月の定額請求からでも大丈夫です。今の請求書を1枚見せていただければ、そこから整理しますね。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
