この記事でわかること
- 事務代行とは何か（オンライン秘書・BPO・派遣との違い）
- 事務代行に向いている仕事の3つの条件と、頼める仕事
- 資格がないと頼めない仕事の線引き
- メリット・注意点と対策、料金の形の違い
- 始める前に作っておきたい「業務メモ」の書き方
社長事務が回らなくて「事務代行」を調べてるんだけど、派遣と何が違うの？どこまで頼めるものなのかもよくわからなくて。
シェア事務員事務代行は、社内でやっている事務を、外の会社にまとめて任せるサービスです。派遣との一番の違いは「誰が指示と管理をするか」。順番に整理しますね。
この記事では、事務代行とは何か、何を頼めて何を頼みにくいのか、メリットと注意点、料金の考え方を、はじめて検討する社長向けにまとめます。最後に、始める前に作っておくと話が早い「業務メモ」の書き方も紹介します。
事務代行とは：社内の事務を、外の会社に任せること
事務代行は、経理・請求・総務・人事・集客まわりなどの事務を、外の会社に任せるサービスです。最近はオンラインでやりとりする形が多く、呼び方もいくつかあります。
| 呼び方 | よく使われる意味 |
|---|
| 事務代行 | 会社の事務を、外の会社がまとめて引き受ける |
| オンライン秘書 | オンラインで、社長の秘書業務や事務を手伝う |
| バックオフィス代行 | 経理・総務・人事など、表に出ない部門の仕事を引き受ける |
| BPO | 業務の流れ（プロセス）ごと外部に任せる。大きな規模で使われることが多い |
呼び方は違っても、社内でやっていた事務を、外の会社に任せるという点は同じです。オンライン秘書についてはオンライン秘書とは？でくわしく書いています。
契約は「業務委託」が基本
事務代行の契約は、業務委託の形が一般的です。頼む側は「何をしてほしいか」を伝え、作業の進め方や担当者の管理は受けた会社が行うのが基本です。
業務委託には、成果物の完成に対してお金を払う「請負」と、作業や事務の遂行に対してお金を払う「準委任」があります。毎月の事務を時間や作業量で頼む事務代行は、準委任に近い形になることがあります。契約書でどちらの考え方なのか、何が成果として求められるのかを確認しておくと安心です。
派遣・事務員を雇う場合との違い
派遣は、派遣会社に雇われた人が、派遣先の指示を受けて働く形です。業務委託の形なのに、頼む側が相手の担当者へ直接、作業手順や勤務時間を指示していると、派遣とみなされることがあります。この線引きは、厚生労働省の基準で定められています。
| 頼み方 | 指示・管理するのは | 向いている場面 |
|---|
| 事務員を雇う | 自社 | 毎日、社内にいてほしい |
| 派遣 | 仕事の指示は自社、雇用は派遣会社 | 一定の期間、社内で働いてほしい |
| 事務代行 | 受けた会社（頼むのは仕事の中身） | 決まった事務を、まとめて任せたい |
人が足りない中で、事務をどう回すか
社長求人を出しても、なかなか人が来ないんだよね。来ても、教える時間がない。
シェア事務員同じ悩みの会社は多いです。だからこそ、事務は「人を増やす」以外の回し方も考えておくと安心です。
日本商工会議所が2026年9月に公表した調査では、全国の中小企業の6割が人手不足と答え、その約半数が事業運営に影響が出ていると答えています。
48.2%
そのうち「事業運営に影響・支障が出ている」
人が足りないと、事務は後回しになりがちです。けれど請求や入金の確認が遅れると、お金の流れに直接ひびきます。事務を外に任せるのは、人を増やさずに仕事を止めないための選択肢のひとつです。
事務代行に向いている仕事の3つの条件
どんな仕事でも外に出せるわけではありません。次の3つがそろっている仕事ほど、事務代行に向いています。
- くり返す：毎日・毎週・毎月など、決まったタイミングで発生する
- 手順にできる：「何を見て、何を作り、どこに置くか」を言葉にできる
- オンラインで完結する：パソコンやスマホ、クラウドの上で作業が終わる
反対に、毎回やり方が変わる仕事や、その場の判断が中心の仕事は、社内に残すか、判断に必要な「材料づくり」だけを任せるのがおすすめです。
事務代行で頼める仕事
頼める範囲はサービスによって違いますが、よく頼まれる仕事は次のとおりです。
| ジャンル | よく頼まれる仕事 |
|---|
| 経理 | 領収書の整理、記帳の準備、売上の集計、税理士に渡す資料づくり |
| 請求・入金 | 請求書の発行・送付、入金の確認、未入金の連絡 |
| 総務 | 備品の発注、契約書・書類の保管、データ入力、スプレッドシートの整備 |
| 人・採用 | 求人の掲載、応募の受付、シフト・勤怠のとりまとめ、マニュアルづくり |
| 集客 | ブログやSNSの更新、予約サイトの掲載、ホームページの小さな修正 |
| 社長の雑務 | 出張・会食の手配、調べもの、資料づくり、メールの下書き |
頼んでから届くまでの流れ（例）
頼む
チャットやLINEで、やってほしいことと期限を送る。写真やファイルもそのまま
確認
担当者が内容を確認し、わからない点があれば質問する
作業
決めた手順どおりに作業する。くり返す作業は仕組みで処理する
報告
終わったら完了の連絡。確認が必要なものは一覧で届く
振り返り
月に一度、やった作業と次に任せられる仕事を確認する
資格がないと頼めない仕事もある
社長経理を頼むなら、ついでに税金の相談も全部できると思ってた。
シェア事務員そこは税理士さんの仕事です。事務代行が受け持つのは、その手前の「集める・そろえる」まで。線引きを知っておくと、頼むときに迷いません。
税務代理・税務書類の作成・税務相談は、たとえ無償でも、税理士（など）でなければ行ってはいけないとされています。
また、入社・退職のときの社会保険や労働保険の手続きは、社会保険労務士（社労士）の仕事です。報酬を受けて手続き書類の作成や提出の代行を行えるのは、原則として社労士に限られています。
| 仕事 | 事務代行 | 専門家 |
|---|
| 経理・税金 | 領収書の整理、記帳の準備、資料をそろえて渡す | 税理士：税務の判断、申告、税務相談 |
| 社会保険 | 必要な書類を集めて、そろえて渡す | 社労士：手続き書類の作成・提出の代行 |
| 契約・トラブル | 契約書の保管や期限の管理 | 弁護士：法律の判断や交渉 |
そのほか、来客対応や郵便物の受け取り、現金の扱いなどその場にいないとできない仕事と、支払いの可否や値決めなど経営の判断そのものも、事務代行には向きません。
事務代行のメリット
社長外に頼むと、結局こっちの手間が増えたりしない？
シェア事務員最初の仕分けだけは一緒にやる必要があります。でも一度形ができれば、社長は「頼む」と「確認する」だけになりますよ。
- 社長や社員が、本業に戻れる：請求や集計に取られていた時間を、接客や営業、判断に使えます
- 採用・教育の手間がいらない：求人を出して、育てて、辞めたらまた探す、をくり返さずに済みます
- 「あの人しかわからない」が減る：手順が書き出されて共有されるので、仕事が特定の人の頭の中に閉じません
- 忙しい月だけ増やせる：時間や作業量を、月ごとに調整できるサービスが多いです
- 仕組みが残る：自動化まで作ってくれる会社なら、続けるほど手間が減っていきます
自分たちだけで回す
- 月末は社長が夜まで請求書と領収書
- 担当が休むと、誰もわからない
- ブログやSNSは気づけば止まっている
事務代行を使う
- 社長は届いた一覧を確認するだけ
- 手順が書き出され、共有されている
- 更新は決めたペースで続いている
ポイント
くり返す作業を仕組み（自動化）まで作ってくれるかで、半年後の差が大きくなります。作業を代わりにやるだけだと、手間は「移る」だけで「減り」はしないからです。
事務代行の注意点と、その対策
社長一番心配なのは、会社の情報を外に出すことなんだよね。
シェア事務員大事なところです。何を渡すか、どこまでの権限を渡すかを、最初に決めておけば不安はかなり減らせます。
| 注意点 | 対策 |
|---|
| 情報を外に出す | 秘密保持の取り決めを結ぶ。渡す情報と権限を必要な分に絞る。パスワードをチャットに書かない |
| 頼み方があいまい | 最初に業務を棚卸しして、手順と締め切りを書き出しておく |
| その場の対応は不可 | 来客・電話など、社内に残す仕事を先に決めておく |
| 作業者が見えにくい | 担当体制と、外部への再委託があるかを契約前に確認する |
| 時間超過の追加料金 | 月の時間数の目安と、超えそうなときの連絡ルールを確認する |
情報の渡し方は事務を外に任せるときの情報管理で、具体的な手順とあわせて解説しています。
料金の形は3つ
事務代行の料金は、大きく3つの形に分かれます。それぞれ向いている使い方が違います。
| 料金の形 | 向いている使い方 | 気をつけたいこと |
|---|
| 月額制 | 毎月決まった事務を、まとめて任せたい | 月に何時間分か、超えたら・余ったらどうなるか |
| 時間制 | 月によって量が大きく変わる | 最低利用時間や、時間の数え方 |
| 作業単価制 | 仕事の中身が決まっている（記帳1件いくら等） | 対象外の作業が出たときの扱い |
比べるときは、1時間あたりに直して比べると、同じ土俵で見られます。目安は事務代行・オンライン秘書の料金相場で紹介しています。
始める前に「業務メモ」を作っておく
事務代行に相談するとき、任せたい仕事が書き出してあると、見積もりも段取りもぐっと早くなります。完璧でなくて大丈夫です。1つの仕事につき、次のくらいのメモで十分です。
業務メモの例
仕事：毎月の請求書の発行
タイミング：毎月25日ごろ
今やっている人：社長
使っているもの：エクセルのひな形、メール
かかっている時間：月に2時間くらい
困っていること：出し忘れが年に何回かある。入金の確認が後回しになる
こうしたメモが3つほどあれば、どこから任せるか、月にどれくらいの作業量になるかを、相談相手もすぐに判断できます。
シェア事務員の場合
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。担当は全員BOKEの正社員で、外部への再委託はしません。依頼はいつものLINEで送るだけ。くり返す作業はAIとシステムで自動化し、毎月の運用まで引き受けます。
料金は月額55,000円（税込）・月20時間が目安で、時間を超えそうなときは事前に相談し、合意してから追加します。税務の判断や申告は税理士さんにお任せし、その手前の整理とやり取りを受け持ちます。サービスの全体像はシェア事務員とは？にまとめています。
よくある質問
事務代行とオンライン秘書は、何が違いますか？
呼び方の違いが大きく、どちらも社内の事務を外に任せるサービスです。オンライン秘書は社長の秘書業務や雑務、事務代行は経理や総務などの定型業務を指すことが多い、という程度の違いです。実際に何を頼めるかは、サービスごとに確認しましょう。
派遣と事務代行、どちらがいいですか？
社内で直接指示を出しながら働いてほしいなら派遣、決まった事務をまとめて任せたいなら事務代行が向いています。事務代行では、作業の進め方や担当者の管理は受けた会社が行います。
小さな会社でも頼めますか？
頼めます。むしろ事務専任の人を置くほどではない規模の会社ほど、必要な時間だけ頼める事務代行は使いやすい選択肢です。
税金の相談もできますか？
税務相談は税理士の仕事です。事務代行が受け持つのは、領収書の整理や記帳の準備、税理士に渡す資料づくりなど、その手前の事務です。
情報漏えいが心配です。
秘密保持の取り決め、渡す情報と権限の絞り込み、作業する人と再委託の有無の確認で、リスクを下げられます。契約前に具体的に質問しておきましょう。
何から頼めばいいかわかりません。
毎月くり返している小さな仕事からがおすすめです。領収書の整理や請求書の発行など、手順を書き出しやすい仕事から始めると、効果も早く出ます。
まずは、今の事務を書き出すところから
30分の面談（無料）で、普段の事務をお聞きし、任せる仕事と残す仕事をその場で仕分けます。業務メモがなくても大丈夫です。
社長何を頼めばいいか決まってなくても、相談していいんだね。
シェア事務員もちろんです。困っている作業をひとつ教えていただければ、そこから一緒に整理します。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
