この記事でわかること
- 事務代行を選ぶ流れと、問い合わせのときの伝え方
- 契約前に確認したい10項目（そのまま使える質問つき）
- 見積もり・契約書で見ておきたいところ
- 面談で見ておきたい3つのサインと、よくある失敗
社長事務代行の会社、調べたらいっぱい出てきて…。どこも「なんでも頼めます」って書いてあるし、何で選べばいいの？
シェア事務員ホームページの言葉だけだと、違いが見えにくいですよね。契約前に聞く質問を決めておくと、合う会社がはっきりします。10項目に絞ってご紹介します。
この記事では、事務代行（オンライン秘書・バックオフィス代行を含む）を選ぶときに、契約前に確認しておきたいことを10項目のチェックリストにまとめました。見積もりや契約書の見方、面談で見ておきたいポイントもあわせて紹介します。事務代行そのものの説明は事務代行とは？をご覧ください。
選ぶ流れ：まず「何を任せたいか」から
選び方の前に、任せたい仕事を3つほど書き出しておくと、比べるのがぐっとラクになります。「毎月の請求書の発行」「領収書の整理」「ブログの更新」くらいの粒度で十分です。
任せたい仕事を書き出す
3つほどでOK。頻度と、今かかっている時間もメモする
候補をしぼる
ホームページで、対象の仕事・料金の形・頼み方を見て、2〜3社に
同じ質問で比べる
この記事の10項目を、どの会社にも同じように聞く
小さく始める
毎月くり返す仕事を1つ任せて、やりとりの相性を見る
見直す
毎月の報告を見ながら、任せる範囲を広げるか判断する
問い合わせのときに伝えること
問い合わせの段階で次のくらいを伝えておくと、返ってくる答えが具体的になり、会社ごとの違いも見えやすくなります。
問い合わせ文の例
任せたい仕事：毎月の請求書の発行と入金の確認、領収書の整理
頻度：請求は月20件ほど、領収書は月50枚ほど
今やっている人：社長（月に5時間くらい）
使っているもの：エクセル、ネットバンキング、会計ソフト
知りたいこと：対応できる範囲、月の料金の目安、始めるまでの流れ
チェック1〜3：仕事の範囲
社長「なんでもできます」って言われると、逆に不安になるんだよね。
シェア事務員大事なのは「できるか」より「どこまでやるか」です。たとえば請求書なら、作るだけか、送るところまでか、入金の確認までか。ここを聞いてください。
1. 頼みたい仕事が、どこまで対象か
同じ「経理」でも、領収書の整理だけのサービスもあれば、売上の集計や税理士とのやり取りまで受けるサービスもあります。書き出した仕事を見せて、どこからどこまでやってくれるかを確認しましょう。
あわせて、税務の判断や申告（税理士）、社会保険の手続き（社労士）など、資格が必要な仕事をどう分担するかも聞いておくと、あとで「それは対象外です」となるのを防げます。
2. オンラインで完結するか、来社が必要な仕事はあるか
多くの事務代行はオンラインで作業します。郵便物の受け取りや来客対応など、その場にいないとできない仕事が含まれていないかを確認しておきます。
3. 作業だけか、仕組みづくりまでしてくれるか
毎月同じ作業を代わりにやってもらうだけだと、手間は「移る」だけです。くり返す作業を自動化したり、手順を整えたりする提案があるかで、半年後の負担が変わります。
作業だけの場合
- 毎月、同じ手間と時間がかかり続ける
- やり方は担当者の頭の中
- 量が増えたら、そのまま料金も増える
仕組みまで作る場合
- くり返す部分は自動になり、手間が減っていく
- 手順が書き出されて残る
- 同じ時間で任せられる範囲が広がる
チェック4〜6：人と体制
社長前に頼んだところ、担当がころころ変わって、毎回説明し直しだったんだよ。
シェア事務員よくあるお悩みです。担当の決め方と、引き継ぎのしかたは必ず聞いておきましょう。
4. 誰が作業するのか（社員か、外部の人か）
作業する人が、その会社の社員なのか、契約しているフリーランスなのか、さらに別の会社に再委託するのか。再委託があるかどうかは、情報管理にも直結するので必ず確認します。
なお、フリーランスの個人に直接頼む場合は、2024年11月に施行されたフリーランス法により、頼む側が業務の内容や報酬の額、支払期日などの取引条件を、書面やメールなどではっきり示す必要があります。
5. 担当は固定か、休んだときはどうなるか
担当がひとりに固定だと話は早い反面、休みや退職で止まることがあります。チームで情報を共有しているか、引き継ぎの手順があるかを聞いておくと安心です。
6. 頼み方と、返事が来る時間
メール、チャット、LINE、専用ツールなど、依頼の窓口はサービスによってさまざまです。社長がふだん使っている連絡手段で頼めるかは、続けやすさに大きく関わります。新しいツールを覚えるのが負担で、結局使わなくなるケースもあるからです。あわせて、受付時間と作業・返信の時間も確認しましょう。
チェック7〜8：お金と契約
社長月額が安いところにしようと思ってたんだけど、それだけで決めちゃまずい？
シェア事務員月額だけだと比べられないんです。何時間分なのか、超えたらどうなるのかまで見て、はじめて同じ土俵で比べられます。
7. 料金の形と、時間を超えたときの扱い
月額制、時間制、作業ごとの単価など、料金の形はいろいろです。月額制なら月に何時間分か、超えたときは自動で追加料金がかかるのか、余った時間は繰り越せるのかを確認します。
たとえば、次の2つのプランを比べてみます（数字は説明のための例です）。
| プラン | 月額・時間 | 1時間あたり |
|---|
| プランA | 33,000円・月10時間 | 3,300円 |
| プランB | 55,000円・月20時間 | 2,750円 |
月額だけならAが安く見えますが、1時間あたりではBのほうが安くなります。さらに、作業時間の数え方（何分単位か）や、対象外の作業の扱いでも実際の負担は変わります。相場の目安は事務代行・オンライン秘書の料金相場で解説しています。
8. 最低契約期間と、やめるときの条件
3か月・6か月などの最低契約期間があるサービスもあります。何日前までに連絡すれば、いつ終われるのかを、始める前に聞いておきましょう。
チェック9〜10：情報と報告
社長通帳やカードの明細を見せるのは、やっぱりちょっと怖いな。
シェア事務員その感覚は大事です。どんな決まりで扱うのか、どこまでの権限を渡すのかを、契約前に具体的に聞いてください。
9. 情報の扱いと、渡す権限
秘密保持の取り決めがあるか、IDやパスワードをどう受け渡すか、閲覧だけの権限で足りるか、を確認します。
お客さまの名簿など個人データの扱いを外に任せる場合、個人情報保護法では、任せる側にも委託先を「監督」することが求められています。個人情報保護委員会のガイドラインでは、委託先をきちんと選ぶこと、契約で取り決めること、扱いの状況を把握することが挙げられています。
具体的な渡し方は事務を外に任せるときの情報管理で紹介しています。
10. 毎月、何が報告されるか
やった作業の一覧や使った時間、来月に向けた提案など、毎月何が届くかを確認します。報告がないと、任せたつもりで中身が見えない状態になりがちです。
ポイント
10項目のうち、とくに差が出やすいのは「3. 仕組みづくりまでしてくれるか」「4. 誰が作業するのか」「7. 時間を超えたときの扱い」の3つです。ここは必ず質問してください。
そのまま使える「契約前に聞くことリスト」
| チェック項目 | 契約前に聞くこと |
|---|
| 1. 仕事の範囲 | この仕事は、どこからどこまでやってもらえますか？ |
| 2. 来社の要否 | オンラインでできない作業はありますか？ |
| 3. 仕組みづくり | くり返す作業を、自動化や手順化してもらえますか？ |
| 4. 作業する人 | 作業するのは社員ですか？再委託はありますか？ |
| 5. 担当と引き継ぎ | 担当が休んだとき、辞めたときはどうなりますか？ |
| 6. 頼み方 | 何で頼めますか？返事は何時から何時ですか？ |
| 7. 料金 | 月に何時間分ですか？超えたら、余ったらどうなりますか？ |
| 8. 契約期間 | 最低期間はありますか？何日前の連絡でやめられますか？ |
| 9. 情報の扱い | 秘密保持はどう取り決めますか？パスワードはどう受け渡しますか？ |
| 10. 報告 | 毎月、何をどんな形で報告してもらえますか？ |
見積もり・契約書で見ておきたいところ
口頭で聞いた内容が、見積もりや契約書にきちんと書かれているかも確認しましょう。
| 項目 | 見るところ |
|---|
| 対象の業務 | 任せる仕事が具体的に書かれているか。「その他」に何が含まれるか |
| 時間の数え方 | 何分単位で数えるか。やりとりの時間も含むか |
| 追加の料金 | 超えたときの単価と、事前に連絡があるか |
| 初期費用 | かかるか、何に対する費用か |
| 期間と解約 | 最低期間、解約の連絡期限、日割りの有無 |
| 秘密保持 | 対象の情報、再委託の扱い |
| 終わるとき | 預けた情報やデータを、いつ返す・消すか |
面談で見ておきたい3つのサイン
料金や条件の表だけではわからないのが、相性です。面談では、次の3つを見ておくと判断しやすくなります。
- 質問が具体的か：「今どうやっていますか」「誰が、何を見て、どこに入力していますか」と、今のやり方を細かく聞いてくれるか
- できないことを、はっきり言うか：対象外の仕事や、専門家に頼むべき仕事を、最初に教えてくれるか
- 最初の1か月の進め方を説明できるか：何から始めて、いつ何が届くのかを、具体的に話せるか
よくある失敗と、その避け方
| 失敗 | 原因 | 避け方 |
|---|
| 時間が足りない | 月額の安さだけで選んだ | 1時間あたりの料金と、月の作業量の目安で比べる |
| 何も残らない | 作業の代行だけを頼んだ | 手順書や自動化など、続けるほどラクになる提案があるかを見る |
| 使わなくなった | 頼み方や任せる仕事が決まっていない | 最初に任せる仕事を決め、ふだんの連絡手段で頼めるところを選ぶ |
| 中身が見えない | 報告の形を決めていない | 毎月の報告の形を、契約前にすり合わせておく |
シェア事務員の場合
参考までに、シェア事務員の答えをまとめました。
| チェック項目 | シェア事務員の場合 |
|---|
| 仕事の範囲 | お金・集客・人・管理・社長の雑務。面談で任せる仕事を一緒に決めます |
| 来社の要否 | LINEとオンラインで完結。全国対応です |
| 仕組みづくり | くり返す作業はAIで自動化。既製ツールで回らない業務は、業務アプリや台帳ごと作ります |
| 作業する人 | 全員BOKEの正社員。外部への再委託はしません |
| 頼み方 | いつものLINE。受付は24時間365日、作業・返信は平日12:00〜20:00 |
| 料金 | 月額55,000円（税込）・月20時間目安。追加は事前に相談・合意してから。時間の繰り越しはなし |
| 契約期間 | 1か月単位。毎月20日までの連絡で、当月末に終了 |
| 情報の扱い | お預かりした情報は基本的にBOKEで管理。詳しい取り扱いは面談でご説明します |
| 報告 | やった作業の一覧、自動化した内容、次に任せられる仕事を毎月お送りします |
サービスの全体像はシェア事務員とは？にまとめています。
よくある質問
何社くらい比べればいいですか？
2〜3社で十分です。同じ質問をして答えを並べると、違いがはっきりします。多すぎると比べること自体が負担になります。
料金が安いところは避けたほうがいいですか？
安いこと自体は悪くありません。ただ、月に何時間分か、対象の仕事の範囲、時間を超えたときの扱いまで見て、1時間あたりで比べることが大切です。
フリーランスの個人に頼むのはどうですか？
小さな作業を単発で頼むには向いています。毎月の事務を続けて任せる場合は、休んだときの引き継ぎや情報の扱いを確認しておきましょう。個人に頼むときは、フリーランス法に沿って取引条件をはっきり示す必要があります。
契約前に準備しておくものはありますか？
任せたい仕事を3つほど書き出しておくと、話が早く進みます。頻度と、今かかっている時間もあると、作業量の見積もりが具体的になります。
途中で頼む仕事を変えられますか？
変えられるサービスが多いですが、条件は会社によって違います。毎月の報告の場などで、任せる範囲を見直せるかを確認しておきましょう。
比べる前に、まず30分で仕分けてみませんか
30分の面談（無料）では、普段の事務をお聞きして、任せる仕事と残す仕事をその場で仕分けます。ほかの事務代行と比べるための材料としても使ってください。
社長このリストを持って、何社か話を聞いてみるよ。もちろん、ここにも。
シェア事務員ぜひそうしてください。どの質問にも、その場でお答えします。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
