この記事でわかること
- 事務を外に任せる前に決めておく3つのこと
- 仕事ごとに渡す権限の目安（入金確認・請求・記帳・SNSなど）
- パスワードやアカウントの安全な渡し方と、アカウント台帳
- 委託先に確認したいことと、もしものときの動き方
- 社内でもやっておきたい基本の対策
社長事務を外に頼みたい気持ちはあるんだけど、通帳の明細とかお客さんの名簿を、外の人が見ると思うと怖くて…。
シェア事務員その心配は、とても大事です。「何を・誰に・どこまで」渡すかを決めて、渡し方をそろえておけば、リスクはかなり下げられます。順番にお話ししますね。
この記事では、事務を外に任せるときに、会社の情報を安全に扱うための準備をまとめます。むずかしい専門用語はなるべく使わず、社長が決めておけばいいことと、そのまま使えるひな形に絞りました。
なぜ「委託先の情報管理」が大事なのか
外に仕事を任せると、自社だけでなく委託先も、情報の入り口になります。情報処理推進機構（IPA）が毎年まとめている「情報セキュリティ10大脅威」の2026年版では、組織向けの上位に次の2つが入っています。
また、お客さまの名簿など個人データの扱いを外に任せる場合、個人情報保護法では任せる側にも、委託先を監督する責任があります。委託先をきちんと選び、契約で取り決め、扱いの状況を把握することが求められています。
「外に出さないのが一番安全」と考えがちですが、社内で抱え込んでも、ひとりの担当者しかわからない状態や、パスワードの使い回しなど別のリスクがあります。大事なのは、出すか出さないかより、決めたルールで渡すことです。
渡す前に決める3つのこと
社長決めるって言っても、何から決めればいいの？
シェア事務員「何を渡すか」「誰が見るか」「どこまで操作できるか」の3つです。この3つが決まれば、あとは渡し方を合わせるだけです。
1. 何を渡すか：情報を3つに仕分ける
まず、任せる仕事に必要な情報を、大事さで3つに分けます。
| 分け方 | 例 | 渡し方の目安 |
|---|
| 出ても困らない | ホームページの文章、公開しているメニュー | ふだんのやりとりでOK |
| 社外秘 | 売上の数字、取引先の一覧、社内マニュアル | 共有フォルダなど、決まった場所で渡す |
| とくに大事 | お客さまの名簿、口座の情報、ID・パスワード | 必要な分だけ、決めた方法でだけ渡す |
「とくに大事」な情報は、その仕事に本当に必要かを一度考えます。たとえば入金の確認なら、口座の明細を見る権限があれば足り、振り込みができる権限までは要らないことがほとんどです。
2. 誰が見るか：作業する人を確認する
作業するのは委託先の社員か、契約しているフリーランスか、さらに別の会社に再委託するのか。情報を見る人の範囲は、契約前に確認しておきます。
3. どこまで操作できるか：権限を絞る
会計ソフトやネットバンキング、予約システムなどは、多くの場合「見るだけ」「入力まで」など、利用者ごとに権限を分けられます。仕事に必要な権限だけを渡すのが基本です。
仕事ごとに渡す権限の目安
よく任される仕事について、渡す権限の目安をまとめました。使っているサービスによって設定できる範囲は違うので、考え方の参考にしてください。
| 仕事 | 渡す権限の目安 | 渡さないもの |
|---|
| 入金の確認 | 口座の明細を見る権限 | 振り込み・送金の権限 |
| 請求書の発行 | 請求書サービスで作成・送付する権限 | 口座情報や会社情報の変更 |
| 記帳の準備 | 会計ソフトへの入力権限 | 決算の確定、設定の変更 |
| SNSの更新 | 投稿や編集ができる権限 | オーナー（管理者）権限 |
| 予約サイト | 掲載内容やクーポンを編集する権限 | 売上の振込先の変更 |
| 求人・応募 | 応募者の閲覧と連絡ができる権限 | 不要になった応募書類の保管 |
ポイント
迷ったら、「お金を動かす」「権限を変える」操作は社内に残すと覚えておくと安全です。外に任せるのは「見る」「作る」「入力する」まで、が基本の線引きです。
パスワード・アカウントの渡し方
社長今まで、社長の自分のIDとパスワードを、そのまま事務の人に教えてた…。
シェア事務員よくあるパターンです。できるところから、担当者ごとのアカウントに切り替えていきましょう。
担当者用のアカウントを作る
使っているサービスに「ユーザーの追加」があれば、社長のIDを共有せずに、担当者用を作る
必要な権限だけ付ける
上の表を目安に、「見る」「作る」「入力する」までに絞る
2段階認証をオンにする
パスワードが漏れても、すぐには入られにくくなる
アカウント台帳に記録する
誰に、どのサービスの、どの権限を渡したかを一覧にする
終わるときは、その日に外す
契約終了や担当の交代の日に、アカウントの削除やパスワードの変更をする
ユーザーを追加できないサービスで、やむを得ずパスワードを渡す場合は、LINEやメールに書かず、パスワード管理ツールの共有機能など、決めた方法で渡します。やりとりの履歴に残り続けるのを防ぐためです。
アカウント台帳の例
サービス：会計ソフト ／ 使う人：事務代行の担当者 ／ 権限：入力のみ ／ 渡した日：2026年11月1日
サービス：ネットバンキング ／ 使う人：事務代行の担当者 ／ 権限：明細の閲覧のみ ／ 渡した日：2026年11月1日
サービス：Instagram ／ 使う人：事務代行の担当者 ／ 権限：投稿・編集 ／ 渡した日：2026年11月5日
ポイント
依頼のやりとりはLINEでも、パスワードそのものはLINEに書かない。この線引きをするだけで、うっかり漏れるリスクはぐっと下がります。
委託先に、契約前に確認したいこと
| 確認すること | 見るポイント |
|---|
| 秘密保持 | 秘密保持の取り決めを結べるか。どの情報が対象か |
| 作業する人 | 社員か外部の人か。再委託はあるか |
| 保存する場所 | 預けた情報を、どこに、どんな形で保存するか |
| 権限の管理 | 担当者ごとにアカウントを分けられるか。担当が変わったときの扱い |
| AIの使い方 | AIに情報を入力する場合、その情報がどう扱われるか |
| もしものとき | 情報が漏れた・なくしたときに、いつ・どう連絡が来るか |
| 終わるとき | 契約が終わったら、預けた情報を返す・消すのはいつか |
選び方全体のチェックリストは、事務代行の選び方｜契約前に確認したい10のチェックリストにまとめています。
もしものときの動き方
社長もし情報が漏れたら、何をすればいいの？
シェア事務員あわてないように、動く順番だけ先に決めておきましょう。個人データの場合は、国への報告が必要になることもあります。
広がりを止める
パスワードの変更、アカウントの停止など、すぐできることをする
委託先と状況を共有する
いつ、何が、どこまで漏れた可能性があるかを確かめる
影響を確かめる
お客さまの個人データが含まれるか、何人分か、お金の被害のおそれがあるか
報告・通知を判断する
必要な場合は、個人情報保護委員会への報告と、本人への通知を行う
個人データの漏えい等が起き、要配慮個人情報が含まれる、財産的被害のおそれがある、不正の目的によるもの、1,000人を超えるといった場合には、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が義務になっています（2022年4月施行）。報告は速やかに、おおむね3〜5日以内が目安とされています。
判断に迷うときは、弁護士など専門家に相談してください。
社内でもやっておきたい基本の対策
情報管理は、委託先だけでなく自社の守りも大切です。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は2026年3月に第4.0版になり、それまでの「情報セキュリティ5か条」に「バックアップを取ろう！」が加わって6か条になりました。
- パソコンやスマホ、ソフトを最新の状態にする
- ウイルス対策ソフトを入れる
- パスワードを強くし、使い回さない
- 共有フォルダやクラウドの共有設定を見直す
- だましのメールなど、よくある手口を知っておく
- 大事なデータのバックアップを取る
社長全部いっぺんには無理だけど、パスワードの渡し方と共有設定くらいなら、すぐ見直せそうだ。
シェア事務員それで十分なスタートです。外に任せるタイミングは、社内のルールを整えるいい機会にもなりますよ。
シェア事務員の場合
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。担当は全員BOKEの正社員で、外部への再委託はしません。依頼はLINEで受け付け、お預かりした情報は基本的にBOKEで管理します。
どの情報を、どの方法で、どこまでの権限で預かるかは、任せる仕事に合わせて面談で一緒に決め、詳しい取り扱いもご説明します。サービスの全体像はシェア事務員とは？をご覧ください。
よくある質問
通帳やネットバンキングを見せても大丈夫ですか？
明細を見るだけの権限を渡す形にすれば、送金などお金を動かす操作は社内に残せます。サービスごとに、閲覧専用の利用者を作れるか確認してみてください。
パスワードはどうやって渡せばいいですか？
まずは担当者用のアカウントを作れるかを確認します。どうしても渡す場合は、LINEやメールに書かず、パスワード管理ツールの共有機能など、決めた方法で渡します。
秘密保持契約は必要ですか？
社外秘の情報や個人データを預ける場合は、秘密保持の取り決めを結んでおくのがおすすめです。対象の情報と、契約が終わったときの扱いも決めておきましょう。
契約が終わったら、預けた情報はどうなりますか？
委託先によって違うので、返却や削除のタイミングを契約前に確認しておきます。社内側でも、渡したアカウントの削除やパスワードの変更を、その日のうちに行います。
AIに会社の情報を入れても大丈夫ですか？
入力した情報がどう扱われるかは、サービスや設定によって違います。業務で使う前に確認し、お客さまの個人情報などは決めたルールの範囲でだけ扱うようにしましょう。
不安な点は、面談でそのまま聞いてください
30分の面談（無料）では、任せる仕事を仕分けながら、それぞれに必要な情報と権限も一緒に整理します。
社長「この仕事なら、ここまで見せれば足りる」がわかれば安心だね。
シェア事務員はい。任せる仕事ごとに、必要な情報と権限を一緒に決めていきましょう。気になることは、何でも聞いてください。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
