この記事でわかること
- 中小企業の生成AI活用の今（最新調査）と、よくある悩み
- AIに任せられる事務と、人に残る事務の線引き
- 仕事別の自動化の例（経理・請求・集客・人・管理）
- AIに入れていい情報・入れない情報と、社内ルールの例
- 活用が止まる理由と、無理のない始め方
社長AIで事務が全部自動になるって聞くけど、本当？有料のAIに課金してみたけど、結局ほとんど使ってないんだよね…。
シェア事務員全部は無理ですが、「毎回くり返す」「形が決まっている」作業は、かなり任せられます。反対に、判断と確認は人に残ります。その線引きから整理しましょう。
この記事では、AIで事務のどこまでを自動化できて、どこに人が残るのか、そして使わないまま終わらせないための始め方をまとめます。
中小企業のAI活用は、まだ3割ほど
帝国データバンクが2026年3月に行った調査では、生成AIを活用している企業の割合は次のとおりでした。
課題として多かったのは、「情報の正確性」50.4%、「専門人材・ノウハウ不足」41.3%、「活用すべき業務の範囲」40.0%です。「何に使えばいいかわからない」「教えられる人がいない」という悩みは、多くの会社に共通しています。
東京商工リサーチの調査（2026年4月）でも、生成AIの活用を組織として進めている企業は、大企業59.1%に対して、中小企業は32.3%。会社の規模による差が、はっきり出ています。
AIに任せられる事務、人に残る事務
社長具体的には、何をAIに任せられるの？
シェア事務員「下書きを作る」「読み取る」「分ける」「まとめる」は得意です。最後に「確かめる」「決める」のは人。この組み合わせで考えるとわかりやすいですよ。
| 作業 | AIにできること | 人に残ること |
|---|
| 文章 | メールやブログ、マニュアルの下書き | 事実と表現の確認、送る・出すの判断 |
| 読み取り | 領収書・請求書・PDFの内容を表にする | 読み取りミスの確認 |
| 分類 | 仕訳案づくり、問い合わせの振り分け | 仕訳の確定（税理士）、例外の対応 |
| 集計 | 売上や経費を集めて、表やグラフにする | 数字の意味を読んで判断する |
| 調べもの | 候補を集めて、比べやすくまとめる | 最終的に選ぶ |
ポイント
AIはまちがえることがあります。調査で「情報の正確性」がいちばんの懸念だったのもそのためです。どこで人が確認するかを、最初に決めておくことが、AIを事務に使うときのいちばん大事なルールです。
自動化は「AI単体」より「つなぐ」で効く
AIのチャット画面に毎回コピーして貼りつけるだけでは、手間はあまり減りません。効果が大きいのは、ふだん使っている道具とAIをつないで、流れごと自動にすることです。
たとえば領収書なら、次のような流れにできます。
- 現場がスマホで領収書を撮って、LINEで送る
- AIが日付・金額・取引先を読み取り、台帳に入れる
- AIが仕訳案をつくる
- 担当者が目で確認する
- 確認したものを、税理士さんに渡す
人がやるのは、撮って送ることと、確認することだけになります。経理まわりの任せ方は経理代行の頼み方でも紹介しています。
仕事別：自動化の例
| 分野 | 自動にできること | 人が見るところ |
|---|
| 経理 | 領収書の読み取り、台帳への入力、仕訳案づくり | 読み取りと仕訳案の確認 |
| 請求 | 定額の請求書の下書き、入金との突き合わせ | 送る前の金額と送り先 |
| 集客 | 写真とメモから投稿文の下書き、予定表への登録 | 事実と表現、公開の判断 |
| 人 | 応募への最初の返信の下書き、シフト希望の集計 | 面接と採否、シフトの最終決定 |
| 管理 | 毎月の数字を集めて、同じ形のレポートにする | 数字の意味を読んで判断する |
AIの活用が止まってしまう理由
社長セミナーでは「これならできそう」と思ったのに、翌週には触らなくなってた。
シェア事務員よくあるお話です。作ること自体より、「毎日動かす係」がいないことが止まる原因になりやすいんです。
よくある使い方
- 思いついたときに、チャット画面で質問する
- 使う人によって、やり方がバラバラ
- うまくいった使い方が残らない
仕事に組み込んだ使い方
- 毎月の作業手順の中に、AIの工程が入っている
- 決まった型で頼み、決まった場所に結果が残る
- 人が確認する場所が決まっている
- 業務の流れに組み込まれていない：便利な使い方を覚えても、毎月の作業手順が変わっていない
- 動かす係が決まっていない：仕組みを作った人が忙しくなると、そのまま止まる
- 社内に詳しい人がいない：うまくいかないときに、聞ける人がいない
- AIの変化が速い：半年たつと、覚えた使い方が古くなっている
情報の扱いにも気をつける
情報処理推進機構（IPA）の「情報セキュリティ10大脅威 2026」では、組織向けの3位に「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が入りました。
業務でAIを使うときは、入力した情報がどう扱われるかを確認してから使うこと、お客さまの個人情報などは決めたルールの範囲でだけ扱うことが大切です。
| 情報 | 扱いの目安 |
|---|
| 公開している情報 | メニュー、営業時間、ホームページの文章など。使ってOK |
| 社内の情報 | 売上の数字、マニュアルなど。入力した情報の扱いを確認した業務用のAIで |
| 個人情報・秘密 | お客さまの名簿、口座、パスワードなど。決めたルールの範囲だけ。パスワードは入れない |
社内のAI利用ルールの例
1. 業務で使うAIは、会社で決めたものだけにする
2. パスワードや口座の情報は入力しない
3. お客さまの個人情報は、決めた業務・決めたAIでだけ扱う
4. AIが作ったものは、人が確認してから外に出す
5. うまくいった頼み方は、共有フォルダに残す
情報の渡し方は事務を外に任せるときの情報管理でまとめています。
無理のない始め方
毎月くり返す作業を書き出す
請求、集計、投稿、問い合わせへの返信など
1つ選んで、手順を書く
誰が、何を見て、何をつくり、どこに置くか
AIの下書き＋人の確認で回す
まずは1か月、同じ手順で続ける
毎月見直す
まちがいが多いところ、もっと自動にできるところを直す
ポイント
最初から全部を自動にしようとしないこと。1つの作業を、毎月確実に回る形にするほうが、結果的に早く広がります。
シェア事務員の場合
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。くり返す作業をAIとシステムで自動化し、仕組みを毎月動かす係まで、AIに強い正社員が担当します。御社でのAIの契約・課金・設定は不要です。
BOKEはシステム開発の会社なので、既製ツールで回らない業務は、業務アプリや台帳ごと作ります（大きな開発は別途ご相談）。AIコンサルとの違いはAIコンサルと事務代行、何が違う？、サービスの全体像はシェア事務員とは？をご覧ください。
よくある質問
AIで事務は全部自動になりますか？
全部は難しいです。くり返す・形が決まっている作業は任せられますが、確認と判断は人に残ります。どこで人が確認するかを決めておくことが大切です。
中小企業はどれくらいAIを使っていますか？
帝国データバンクの調査（2026年3月）では、生成AIを活用している中小企業は32.4%、小規模企業は28.0%でした。大企業は46.5%です。
AIを使うときに一番気をつけることは？
AIはまちがえることがあるので、人が確認する場所を決めておくことです。あわせて、入力した情報がどう扱われるかを確認し、パスワードや口座の情報は入れないようにしましょう。
有料のAIに課金したのに、使いこなせません。
よくある悩みです。チャットで質問するだけでなく、毎月の作業手順の中にAIの工程を組み込むと、使い続けやすくなります。動かす係を決めておくことも大切です。
AIの勉強をしないと、置いていかれますか？
社長が自分でAIを覚えなくても、仕事の中でAIが動いている状態をつくる方法はあります。仕組みづくりと運用を外に任せるのも、ひとつの選択肢です。
AIを学ぶ前に、任せてみませんか
30分の面談（無料）で、毎月くり返している作業をお聞きし、AIで自動にできるところと、人が確認するところを一緒に仕分けます。
社長自分でAIを覚えなくても、仕事の中で動いてくれるならそれがいちばんだ。
シェア事務員はい。社長はいつものLINEで頼むだけ。AIを追いかけるのは、こちらの仕事です。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
