この記事でわかること
- 採用まわりの事務の全体像と、応募から入社までの流れ
- 外に任せやすい仕事と、社内・社労士に残す仕事
- 求人原稿で明示が必要な項目（2024年4月の追加分も）
- 応募への返信・日程調整・結果連絡の例文
- 入退社の書類チェックリストと、応募者情報の扱い
社長アルバイトの応募が来ても、返事が遅れて、ほかのお店に取られちゃうんだよね。入社の書類も毎回バタバタで…。
シェア事務員採用の事務は、毎回ほぼ同じ流れをくり返す仕事です。返事のひな形と、書類のチェックリストを作っておけば、外にも任せられますよ。
この記事では、求人の掲載から応募対応、入退社の書類準備まで、採用まわりの事務を外に任せる方法をまとめます。面接や採否の判断など、社長が持っておくべき部分もはっきりさせます。
採用まわりの事務の全体像
| 段階 | 事務の例 |
|---|
| 募集 | 求人原稿の作成、求人サイトへの掲載、内容の更新 |
| 応募対応 | 応募の受付、最初の返信、面接日程の調整、リマインド |
| 選考 | 応募者の一覧づくり、面接メモの整理、結果の連絡 |
| 入社 | 必要書類の案内と回収、雇用契約書の準備、マニュアルの用意 |
| 在籍中 | シフト・勤怠のとりまとめ、スタッフ向けQ&Aの整備 |
| 退社 | 必要書類の準備、貸していた物の返却リスト |
こうして並べると、社長でなければできない仕事は、意外と少ないことがわかります。
応募から入社までの流れ
応募が届く
求人サイトやメールの通知を、決めた窓口で受け取る
日程を決める
あらかじめ出しておいた面接の枠から選んでもらう。前日にリマインド
入社の準備
必要書類の案内と回収、雇用契約書、マニュアルを用意する
人が足りないと感じている会社は多く、帝国データバンクの調査（2026年4月）では、正社員が不足していると答えた企業は50.6%でした。応募が来たときに取りこぼさない仕組みは、それだけで採用の力になります。
任せやすい仕事と、社内に残す仕事
社長面接まで任せられたらラクなんだけどな。
シェア事務員面接と採否の判断は、社長や店長に残すのがおすすめです。一緒に働く人を選ぶところですから。その手前と後ろの事務を、まるごと引き受けます。
| 分け方 | 仕事の例 |
|---|
| 社内に残す | 面接、採否の判断、時給や条件の決定、入社後の現場での教育 |
| 外に任せやすい | 求人原稿の作成・掲載、応募の受付と返信、日程調整、書類の案内と回収、マニュアルづくり |
| 専門家に頼む | 社会保険・雇用保険などの手続き、給与計算の制度づくり |
入社・退職のときの社会保険や労働保険の手続きは、社会保険労務士（社労士）の仕事です。報酬を受けてこれらの手続き書類の作成や提出の代行を行えるのは、原則として社労士に限られています。
事務代行が受け持つのは、書類を集める・そろえる・社労士さんに渡すまでです。社労士さんと契約していない場合は、手続きを誰がするかを先に決めておきましょう。
求人を出すときに気をつけたいルール
2024年4月から、求人を出すときに明示しなければいけない労働条件が増えました。追加されたのは、次の3つです。
- 従事すべき業務の変更の範囲
- 就業場所の変更の範囲
- 有期労働契約を更新する場合の基準（通算契約期間や更新回数の上限を含む）
求人を出すときに明示する労働条件には、ほかにも業務の内容、契約期間、就業場所、就業時間、休日、賃金、加入する保険などがあります。求人原稿をひな形にして、項目ごとに埋める形にしておけば、書き漏れを防げます。
- 仕事の内容（変更の範囲も）
- 契約期間（有期の場合は更新の基準も）・試用期間
- 働く場所（変更の範囲も）
- 働く時間・休憩・休日・残業の有無
- 給与（基本給・手当・交通費など）
- 加入する保険
- 募集する会社の名前
正確な項目は、厚生労働省の資料で確認してください。条件の中身そのものは社長が決めて、必要に応じて社労士さんに確認します。
応募対応を速くする仕組み
社長応募が来ても、営業中だとすぐ返せないんだよ。
シェア事務員最初の返事だけでも早く届けば、印象はずいぶん変わります。返信のひな形と面接の枠を先に決めておけば、営業中でも止まりません。
- 窓口を1つにする：求人サイトやメールなど、応募の通知が届く場所をまとめる
- 返信のひな形を作る：お礼、面接の候補日、持ち物、場所の案内をセットにする
- 面接の枠を先に決める：社長や店長の予定から、面接できる時間帯をあらかじめ出しておく
- 応募者の一覧を作る：応募日、連絡の状況、面接日、結果を1つの表で管理する
そのまま使える例文
応募への最初の返信（例）
〇〇様
このたびは〇〇（店名）の求人にご応募いただき、ありがとうございます。
面接の日程について、次の中からご都合のよい日時をお知らせください。
・11月18日（火）14:00〜
・11月19日（水）16:00〜
・11月21日（金）11:00〜
場所：〇〇店（住所）／持ち物：特にありません（履歴書は不要です）
ご不明な点があれば、このメッセージにご返信ください。
面接前日のリマインド（例）
〇〇様
明日11月19日（水）16:00から、〇〇店で面接のお時間をいただいております。
場所はこちらです（地図のリンク）。お気をつけてお越しください。
結果の連絡（不採用の場合の例）
〇〇様
先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。
慎重に検討しました結果、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご応募いただいたことに、心より感謝申し上げます。〇〇様のご活躍をお祈りしております。
ポイント
応募者の履歴書や連絡先は、大事な個人情報です。誰が見られるか、どこに保存するか、不採用の場合にいつ処分するかを決めておきましょう。考え方は事務を外に任せるときの情報管理でまとめています。
入退社の書類準備は「チェックリスト」で
入社や退社のたびにバタバタするのは、何をそろえるかが毎回あいまいだからです。雇用形態ごとにチェックリストを作り、案内と回収を同じ手順で回すと、漏れがなくなります。
| 場面 | チェックリストに入れるものの例 |
|---|
| 入社前 | 雇用契約書（労働条件の通知）、連絡先、給与の振込口座、社労士さん・税理士さんから指示された書類 |
| 入社日 | マニュアル、シフトの出し方、制服や鍵など貸す物の記録 |
| 退社 | 退職の届け出、貸していた物の返却、社労士さん・税理士さんから指示された書類 |
必要な書類は、雇用形態や年の途中かどうかなどで変わります。リストの中身は社労士さん・税理士さんと一度確認しておくと安心です。マイナンバーを集める場合は、扱える人と保管のしかたを先に決めておきます。
入社前に渡しておくと、初日がラクになるもの
- 初日の集合時間・場所・服装・持ち物
- シフトの出し方と締め切り
- よくある質問のまとめ（休憩、まかない、交通費、連絡のしかたなど）
- 最初の1週間でやることの一覧
スタッフ向けのQ&Aやマニュアルを一度作っておけば、入社のたびに同じ説明をくり返さずに済みます。
シェア事務員の場合
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。人まわりでは、求人の掲載・応募の受付、入退社の書類準備、マニュアルづくり、シフト・勤怠のとりまとめ、スタッフ向けQ&Aの整備を引き受けます。
社長への「これどうする？」を減らすのが目標です。料金は月額55,000円（税込）・月20時間が目安で、依頼はいつものLINEで送るだけです。サービスの全体像はシェア事務員とは？、人を雇うか外に任せるかの考え方は事務員を雇うか、外に任せるか？をご覧ください。
よくある質問
面接も任せられますか？
面接と採否の判断は、一緒に働く人を選ぶ大事な場面なので、社長や店長に残すのがおすすめです。その手前の応募対応や日程調整、あとの書類準備を任せる形が向いています。
社会保険の手続きも頼めますか？
入社・退職のときの社会保険や労働保険の手続き書類の作成・提出の代行は、社労士の仕事です。事務代行は、必要な書類を集めてそろえ、社労士さんに渡すところまでを受け持ちます。
求人原稿で気をつけることは？
業務の内容や就業場所、賃金などの労働条件を明示する必要があります。2024年4月からは、業務と就業場所の変更の範囲、有期契約の更新の基準も追加されています。
応募者の情報はどう扱えばいいですか？
誰が見られるか、どこに保存するか、不採用の場合にいつ処分するかを決めておきましょう。外に任せる場合は、見られる人と権限を絞ります。
アルバイトの採用だけでも頼めますか？
頼めるかどうか、どの範囲までかは事務代行によって違います。求人の掲載や応募対応など、任せたい部分を具体的に伝えて相談しましょう。
まずは、今の採用の流れを教えてください
30分の面談（無料）で、求人の出し方から入社の手続きまで、今の流れをお聞きし、任せられる部分を仕分けます。
社長応募への返事と書類の案内を任せられるだけでも、営業中のストレスがだいぶ減りそうだ。
シェア事務員はい。まずは返信のひな形と応募者の一覧づくりから始めましょう。面接と採否の判断は、これまでどおり社長にお任せします。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
