この記事でわかること
- 事務員を雇うか、外に任せるかを決める3つの基準
- 月給25万円の例で見る「1時間あたり」の比べ方
- 月の事務量で考える目安と、見えない費用
- 雇う・任せるを組み合わせる考え方と、事務員さんへの伝え方
社長事務が追いつかなくて、事務員さんを1人雇おうか迷ってるんだ。でも外に頼む手もあるって聞いて…結局どっちがいいの？
シェア事務員どちらが正解というより、事務の「量」と「中身」で決まります。判断の基準を3つに絞って、費用の比べ方と一緒に整理しますね。
この記事では、事務員を雇うか、事務代行など外に任せるかを決めるための基準と、費用の比べ方をまとめます。どちらかを選ぶのではなく、組み合わせる方法もご紹介します。
結論：「量」「場所」「くり返し」の3つで決める
判断の基準は、次の3つです。
| 基準 | 雇うのが向く | 外に任せるのが向く |
|---|
| 事務の量 | 毎日、フルタイム分の仕事がある | 月に数十時間ほど。月によって波がある |
| その場にいる必要 | 来客・電話・現物の受け渡しが多い | パソコンとスマホで完結する |
| 仕事の中身 | 社内の調整や、その場の判断が多い | 毎月くり返す作業が多い |
3つとも「雇う」側に当てはまるなら、採用を考えるタイミングです。反対に、量は月に数十時間ほどで、作業の多くがパソコンで済むなら、まず外に任せてみて、足りない部分を見てから採用を考えるほうが、失敗が少なくなります。
費用は「1時間あたり」と「見えない費用」で比べる
社長外に頼むと月5万円くらいでしょ？人を雇うよりは安いんだろうけど、比べ方がよくわからなくて。
シェア事務員月額同士で比べると、働く時間がまったく違うので比べられないんです。1時間あたりに直すのと、給料以外にかかるお金を足すのがコツです。
1時間あたりに直す
厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）では、一般事務の年収は全国で541.4万円、1か月の労働時間は157時間となっています（令和7年賃金構造基本統計調査）。年齢や勤続年数をならした全国の平均です。
この数字で単純に計算すると、1時間あたり約2,900円（541.4万円÷12か月÷157時間）。ここに、次の社会保険料の会社負担が加わります。
給料以外にかかるお金を足す
社員を雇うと、健康保険や厚生年金などの保険料を会社も負担します。マネーフォワード クラウドの試算では、月給25万円の場合、会社負担分だけで月3.9万円ほどです。
さらに、求人や面接の費用、パソコンや席の用意、仕事を覚えてもらうまでの時間もかかります。外に任せる場合は、こうした費用がかからない代わりに、頼んだ時間の分だけ料金を払う形になります。
| 項目 | 事務員を雇う | 外に任せる |
|---|
| 払うお金 | 給料＋社会保険の会社負担 | 頼んだ時間・作業の分 |
| 時間の考え方 | フルタイム分を払う | 必要な時間だけ |
| 採用・教育 | 求人・面接・教える時間がかかる | 基本的にいらない |
| 休み・退職 | その間、仕事が止まりやすい | 引き継ぎは受けた会社が行う |
| パソコン・席 | 会社で用意する | いらない |
月給25万円の例で比べてみる
もう少し身近な例で計算してみます。月給25万円で事務員さんを雇う場合と、月額55,000円・月20時間の事務代行に任せる場合です（金額は説明のための試算です）。
| 項目 | 雇う | 外に任せる |
|---|
| 月に払うお金 | 約28.9万円（給料25万円＋会社負担3.9万円） | 5.5万円 |
| 使える時間 | 157時間前後 | 20時間 |
| 1時間あたり | 約1,840円 | 2,750円 |
1時間あたりだけを見ると、フルタイム分の仕事があるなら、雇うほうが安いこともあります。一方で、事務の仕事が月20時間ほどしかないのに雇うと、残りの時間にも給料を払うことになります。比べるべきは、1時間あたりの単価と、実際の事務の量の両方です。
外に任せる場合の料金の目安は、事務代行・オンライン秘書の料金相場で、1時間あたりの単価とあわせて解説しています。
月の事務量で考える目安
| 月の事務量 | 考え方の目安 |
|---|
| 20時間くらい | 外に任せるほうが、総額は小さくなりやすい |
| 20〜60時間 | 外に任せて、忙しい月だけ時間を追加する。毎月この量が続くなら、パートの採用とも比べる |
| 毎日フルタイム分 | 雇うことを考えるタイミング。くり返しの作業だけ外に出す組み合わせも |
たとえば月額55,000円・20時間の事務代行で、毎月40時間を頼むと110,000円、60時間なら165,000円（いずれも税込）です。この金額と、雇った場合の負担を並べて判断します。
給料以外の「見えない費用」
- 採用：求人広告、面接の時間、入社の手続き
- 教育：仕事を覚えてもらうまでの時間と、教える人の時間
- 道具：パソコン、席、ソフトのライセンス
- 休み・退職：休みの間や辞めたあとの穴埋め、次の採用
ポイント
1時間あたりで見ると、雇う場合と外に任せる場合で、極端な差がないこともあります。差が出るのは「使わない時間にも払うか」と「採用・教育・引き継ぎの手間」です。
採用は「集める」より「教える・続けてもらう」が大変
社長でも、事務の人って募集してもなかなか来ないんじゃない？
シェア事務員実は、事務は応募が集まりやすい職種なんです。むしろ大変なのは、来てくれた人に仕事を教えて、長く続けてもらうところです。
job tagによると、一般事務の有効求人倍率は全国で0.29（令和7年度）。仕事を探している人1人に対して、求人が0.29件という意味で、ほかの職種と比べて人が集まりやすい職種です。
一方で、採用したあとは、社内のやり方を教える時間が必要です。最近は、AIやクラウドのツールを使いこなせるかどうかでも、事務の進み方が大きく変わります。教える時間がとれるか、教えられる人が社内にいるかも、判断の材料にしてください。
「雇う」と「任せる」を組み合わせる
実際には、どちらか一方に決める必要はありません。よくあるのは、次のような分け方です。
- 社内の事務員さん：来客や電話、スタッフのフォロー、その場の調整など、人にしかできない仕事
- 外の事務代行：請求、売上の集計、領収書の整理、ブログやSNSの更新など、毎月くり返す仕事
社長今いる事務員さんの仕事を外に出したら、気を悪くしないかな。
シェア事務員辞めてもらうための話ではありません。くり返しの作業を外に出して、事務員さんには人にしかできない仕事を任せる。最初にそう伝えておくと、事務員さんにも安心してもらいやすくなります。
事務員さんがすべて抱える
- 請求、集計、入力で1日が埋まる
- 来客や電話のたびに作業が止まる
- 休むと、事務がまるごと止まる
組み合わせたあと
- くり返しの作業は外で処理される
- 事務員さんは来客やスタッフのフォローに集中
- 手順が書き出され、共有されている
事務員さんへの伝え方
外に任せることを伝えるときは、理由と、事務員さんにお願いしたい仕事をセットで話すのがおすすめです。
伝え方の例
いつも事務を回してくれて、ありがとう。
請求や集計みたいな毎月のくり返しの作業は、外の事務代行に手伝ってもらおうと思っています。
そのぶん、お客さんの対応やスタッフのフォローなど、〇〇さんにしかできない仕事をお願いしたい。
どの作業を任せるかは、一緒に決めたいので、今やっている仕事を一度書き出してもらえますか。
ポイント
くり返す作業を先に外へ出しておくと、手順が書き出され、仕組みにもしやすくなります。そのあとで採用するときも、教える内容がはっきりしている状態でスタートできます。
どちらを選んでも、先にやっておくこと
社長そもそも、うちの事務が月に何時間あるのか、よくわかってないんだよね。
シェア事務員そこがわかれば、答えはほぼ出ます。1週間だけ、事務にかかった時間をメモしてみてください。
1週間、事務をメモする
何をして、何分かかったかを、ざっくり書き出す
月の時間に直す
1週間の合計を4倍ちょっとにすると、月のおおよその事務量になる
3つに仕分ける
社長に残す仕事／社内の人に任せる仕事／外に出せる仕事
手順を書く
外に出す仕事や新しい人に任せる仕事は、手順を短く書いておく
1週間の事務メモの例
月：請求書3件の作成と送付（40分）、領収書の整理（20分）
火：シフトの取りまとめ（30分）、備品の発注（15分）
水：入金の確認（20分）、求人サイトの更新（20分）
木：インスタ投稿（30分）、税理士さんへの資料送付（20分）
金：売上の集計（40分）、来週の会食の予約（10分）
→ 1週間で約4時間＝月に17時間前後
この例なら、月の事務は20時間弱。フルタイムで雇うほどの量ではなく、ほとんどがパソコンで済むくり返しの作業なので、外に任せる候補になります。
判断のためのチェックリスト
当てはまるものが多いほうを、まず検討してみてください。
| 雇うほうが向いているかも | 外に任せるほうが向いているかも |
|---|
| 事務の仕事が、毎日フルタイム分ある | 事務の仕事は、月に数十時間ほど |
| 来客・電話・郵便の対応が多い | ほとんどの作業がパソコンで済む |
| 社内で教える人と時間がある | 教える時間がとれない |
| その場の判断や社内調整が多い | 毎月同じ作業のくり返しが多い |
| 長く社内に残る人を育てたい | まず仕組みを作って、早くラクになりたい |
外に任せる場合の選び方は、事務代行の選び方｜契約前に確認したい10のチェックリストにまとめています。
シェア事務員の場合
シェア事務員は、株式会社BOKEの事務代行サービスです。月額55,000円（税込）・月20時間目安で、担当は全員BOKEの正社員。依頼はいつものLINEで送るだけで、くり返す作業はAIとシステムで自動化し、毎月の運用まで引き受けます。
今いる事務員さんがいる会社でも、くり返しの作業をこちらで引き受け、事務員さんが接客やスタッフのフォローなど人にしかできない仕事へ移る形をご提案しています。サービスの全体像はシェア事務員とは？をご覧ください。
よくある質問
事務員を雇うのと外に任せるの、どちらが安いですか？
事務の量によります。毎日フルタイム分の仕事があるなら、1時間あたりは雇うほうが安いこともあります。月20時間ほどなら、外に任せるほうが総額は小さくなりやすいです。
パートの事務さんと事務代行、どちらがいいですか？
その場にいてほしい仕事が多いならパート、パソコンで完結するくり返しの仕事が多いなら事務代行が向いています。両方を組み合わせる会社もあります。
事務職は募集しても集まりませんか？
一般事務は、仕事を探している人に対して求人が少ない職種で、応募は集まりやすい傾向です。大変なのは、採用したあとの教育と定着です。
今いる事務員さんを辞めさせることになりませんか？
そうする必要はありません。くり返しの作業を外に出し、事務員さんには人にしかできない仕事を任せる形にできます。
先に外に任せて、あとから雇うこともできますか？
できます。外に任せている間に手順が書き出されるので、あとで採用するときに教える内容がはっきりした状態で始められます。
迷ったら、まず仕事を仕分けてみる
雇うか任せるかは、事務の中身を仕分けると見えてきます。30分の面談（無料）で、任せる仕事と社内に残す仕事を一緒に仕分け、月の作業量の目安をお伝えします。
社長採用するかどうかを決める前に、仕事の量を見てもらえるのは助かるね。
シェア事務員はい。仕分けた結果、「この量なら雇ったほうがいい」となれば、そのままお伝えします。
監修：山田 裕貴（株式会社BOKE 代表取締役）
